Classification des documents: critères de base

Pour comprendre facilement un grand nombre dedocuments, élaboré des règles spéciales pour leur compilation et leur conception, diverses classifications, ainsi que les formes et méthodes appropriées de travail avec eux.

classification des documents
Il convient de noter que la classification des documentsest extrêmement important car il permet de mettre en évidence leurs caractéristiques spécifiques et permet de les utiliser le plus rationnellement. C'est l'un des problèmes les plus anciens et les plus inachevés, dont le développement n'a commencé qu'à la fin des années 1960. La plupart des approches de la distribution de la documentation à des groupes individuels ne concernaient auparavant que des caractéristiques spécifiques en rapport avec le domaine d'activité ou une science particulière. Et ce n'est que récemment qu'une classification à multiples facettes des documents basée sur des informations et des composants matériels.

Tous les documents peuvent être divisés selon les critères suivants:

1. Les circonstances de leur fonctionnement dans l'espace et le temps. Nous tenons compte de la régularité de la publication (périodique et non périodique), du moment de la parution (original, original, copie, duplicata), du lieu d'émission (régional, national ou étranger);

classification des documents comptables
2. Composant d'information.

  • prêter attention au contenu et au niveau de généralisation de l'information (documentation primaire et secondaire);

  • la classification des documents inclut la dimensionnalité des informations enregistrées concernant la taille (format) et le nombre de pages (volume);

  • division sur la façon dont l'information est perçue (les documents peuvent être lus par un humain ou besoin d'un équipement technique spécial);

  • cette classification des documents inclut également le caractère des moyens iconiques par lesquels l'information est enregistrée (les formes textuelles et non textuelles);

  • par la méthode d'enregistrement de données distinguent manuscrite, imprimée, mécanique, magnétique, photographique, optique, laser, ainsi que des documents électroniques.

3. Le composant matériel, qui inclut certains critères (par exemple, le matériau du support d’information, ainsi que sa forme et son design).

 classification des documents comptables
Il convient de noter que la distribution de la documentation en groupes distincts en fonction de leur contenu et de leur forme permet d’organiser plus efficacement le travail.

Il convient de mentionner qu'aujourd'huiil existe également une classification appropriée des documents comptables, qui prend en compte leur contenu, leur lieu et leur ordre de préparation, leur objectif et leur méthode d’utilisation.

Cette classification des documents comptables comprend les types de division suivants:

  • selon le but recherché: administratif et exécutif, apurement des comptes ou combiné;

  • par ordre de préparation - primaire et consolidé;

  • documents internes et externes;

  • selon la méthode d'utilisation - à usage unique et cumulable;

  • selon le contenu - argent, règlement et matériel.

Je dois dire que cette classification comprendde nombreux critères et est extrêmement large, chaque document appartient donc à différents groupes en même temps, mais il peut être caractérisé par certaines caractéristiques et utilisé uniquement dans le domaine concerné.